Jika anda menulis proposal gunakan word processor dan gunakan
huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan
tersebut dibenarkan untuk setiap klien. Kerjakan dengan Requirement Document (RD), khususnya Request For a Proposal
(RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD.
Garis besar Proposal (Proposal Outline) :
1. Cakupan Surat (Cover Letter)
Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan,
ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang
Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini
bersama klien yang lain).
♦ Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : “Thank you
for giving XYZ Software Co. the opportunity to propose …….
For your computer system.”
♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari
sistem, seperti “ …….hardware anda software to handle ABC’S
registration, finance and management information needs for the
next three years.”
♦ Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal
analisis atau proposal pengembangan
♦ Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan
kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup
disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari), atau
pernyataan seperti , “If we are given a go-ahead in 14 days we
can start January 1, otherwise we must do another project, and
we can only start yours on June 1.” Penutup surat ini dibuat
sebagus mungkin.
2. Halam Judul (Tittle Page)
Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal,
nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya.
3. Daftar Isi (Table of Contens)
Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri
penjelasan dari kegunaan setiap bagian.
Berikut ini contoh formatnya :
Section 1 : TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang
disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan
batasan yang disarankan untuk sistem
penyelesaiannya …………………………… halaman 3
Section 2 : Keuntungan ………………………………….. halaman 4
4. Ruang Lingkup (Scope)
Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini
langsung dari Requirement Documents.
5. Keuntungan (Advantages)
Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol
dan 7 fase metodologi.
6. Keuangan (Financial)
Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware,
rinci harga hardware dan sistem operasinya.
Buat daftar non material, seperti job satisfaction, good will,
customer happiness, management happiness, etc.
7. Rencana (Plan)
Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun
proyek. Jika proposal analisis, rinci alasan-alasan untuk
penggunaan metode 2 langkah. Jelaskan fase analisis yang
dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen Functional
Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek
untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem.
8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless)
Daftar user yang akan merinci :
♦ Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara
rinci.
Keadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi,
kapasitas dan tanggal pengiriman.
♦ Custom software : sama seperti di atas.
♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana
anda akan memberikan dukungan.
♦ Dokumen : daftar manual (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan singkat dari pembaca.
♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan laporan singkat dari peserta.
♦ Gambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim,
dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.
9. Penerimaan (Acceptance)
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer
adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem
(dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa
yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman.
10. Alternatif (Alternatives)
Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh
penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda
adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan
penjual ?. Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti
ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya
berbeda.
11. Istilah, Kondisi dan Pendapat
(Terms, Conditions and Assumptions)
Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan
untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi,
jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus
memproteksinya.
Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak
dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang
bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh
yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri
pendapatnya.
12. Istilah khusus (Terminologi)
Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user
yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika
anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat
definisinya.
Sumber : materi pengelolaan proyek SI (UG : 4KA10)
huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan
tersebut dibenarkan untuk setiap klien. Kerjakan dengan Requirement Document (RD), khususnya Request For a Proposal
(RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD.
Garis besar Proposal (Proposal Outline) :
1. Cakupan Surat (Cover Letter)
Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan,
ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang
Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini
bersama klien yang lain).
♦ Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : “Thank you
for giving XYZ Software Co. the opportunity to propose …….
For your computer system.”
♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari
sistem, seperti “ …….hardware anda software to handle ABC’S
registration, finance and management information needs for the
next three years.”
♦ Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal
analisis atau proposal pengembangan
♦ Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan
kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup
disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari), atau
pernyataan seperti , “If we are given a go-ahead in 14 days we
can start January 1, otherwise we must do another project, and
we can only start yours on June 1.” Penutup surat ini dibuat
sebagus mungkin.
2. Halam Judul (Tittle Page)
Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal,
nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya.
3. Daftar Isi (Table of Contens)
Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri
penjelasan dari kegunaan setiap bagian.
Berikut ini contoh formatnya :
Section 1 : TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang
disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan
batasan yang disarankan untuk sistem
penyelesaiannya …………………………… halaman 3
Section 2 : Keuntungan ………………………………….. halaman 4
4. Ruang Lingkup (Scope)
Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini
langsung dari Requirement Documents.
5. Keuntungan (Advantages)
Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol
dan 7 fase metodologi.
6. Keuangan (Financial)
Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware,
rinci harga hardware dan sistem operasinya.
Buat daftar non material, seperti job satisfaction, good will,
customer happiness, management happiness, etc.
7. Rencana (Plan)
Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun
proyek. Jika proposal analisis, rinci alasan-alasan untuk
penggunaan metode 2 langkah. Jelaskan fase analisis yang
dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen Functional
Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek
untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem.
8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless)
Daftar user yang akan merinci :
♦ Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara
rinci.
Keadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi,
kapasitas dan tanggal pengiriman.
♦ Custom software : sama seperti di atas.
♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana
anda akan memberikan dukungan.
♦ Dokumen : daftar manual (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan singkat dari pembaca.
♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan laporan singkat dari peserta.
♦ Gambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim,
dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.
9. Penerimaan (Acceptance)
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer
adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem
(dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa
yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman.
10. Alternatif (Alternatives)
Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh
penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda
adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan
penjual ?. Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti
ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya
berbeda.
11. Istilah, Kondisi dan Pendapat
(Terms, Conditions and Assumptions)
Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan
untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi,
jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus
memproteksinya.
Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak
dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang
bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh
yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri
pendapatnya.
12. Istilah khusus (Terminologi)
Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user
yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika
anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat
definisinya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar